Plusieurs mois avant :
- Inscription de l'équipe et confirmation (prendre contact avec l’organisateur du tournoi)
- Appel aux candidats joueurs
- S’assurer que tout les membres du club, surtout les nouveaux, soient conscients de l’existence du tournoi et de la possibilité éventuelle de s’y inscrire
- Envoi de toute information relative au tournoi relayée par l’organisateur du tournoi
- Paiement Team Fee (check deadline avec l’organisateur)
- Inviter et s’assurer que les joueurs payent par virement sur le compte du club leur Player Fee et leur participation au Team Fee
- Paiement Player Fee (check deadline avec l’organisateur)
Un mois avant :
- Désignation du Capitaine de l’équipe en concertation avec les joueurs inscrits
- S’assurer que tous les joueurs ont bien un moyen de transport ou une place dans une voiture jusqu’au lieu du tournoi.
- Relance des joueurs n’ayant pas encore effectué leur virement
- Envoi de la liste des joueurs inscrits au trésorier et au président.
- Envoi des règles du jeu du tournoi avant de partir
Après le tournoi :
- Relance des joueurs n’ayant pas encore effectué leur virement
- Check des comptes du tournoi avec le trésorier (1 mois après le tournoi)
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